Privacy statement medewerkersportaal ‘Kom verder’

1. Algemeen 

Dit is het Privacy Statement voor het medewerkersportaal ‘Kom verder’ van HumanTotalCare. Tot de HumanTotalCare Groep behoren onder andere HumanCapitalCare, ArboNed, Mensely en Focus Nederland. In dit Privacy Statement informeren we jou over de verwerking van jouw persoonsgegevens in het Portaal.

De veilige en zorgvuldige verwerking van jouw persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij hebben dan ook maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen bijvoorbeeld verlies en diefstal. Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke privacywet- en regelgeving. 

Je kunt dit Privacy Statement op ieder gewenst moment inzien in het Portaal. HumanTotalCare kan dit Privacy Statement van tijd tot tijd wijzigen. Wij raden je dan ook aan om het Privacy Statement regelmatig te bekijken, zodat je op de hoogte bent van de laatste versie. 

2. Definities 

De in dit document gebruikte begrippen, geschreven met een hoofdletter, hebben de hieronder opgenomen betekenis: 

Account: het persoonlijke account dat door de Gebruiker is aangemaakt en waarmee hij toegang verkrijgt tot het Portaal op basis van een Gebruikersnaam en een wachtwoord.

AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. 

Gebruiker: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruikmaakt van het Portaal. 

Gebruikersnaam: het e-mailadres van de Gebruiker waarmee de Gebruiker, samen met zijn wachtwoord, kan inloggen in zijn Account. 

HumanTotalCare: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid HumanTotalCare B.V., geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 61343129, gevestigd aan Science Park Eindhoven 5127 (5692 ED) te Son en Breugel, alsmede de aan haar gelieerde vennootschappen en juridische entiteiten. HumanCapitalCare B.V., ArboNed B.V., Mensely B.V. en Focus Nederland B.V. maken onderdeel uit van de HumanTotalCare Groep.    

Klantaccount: het account dat wordt aangemaakt voor de klant van HumanTotalCare die een overeenkomst heeft gesloten met HumanTotalCare voor het gebruik van het Portaal door zijn medewerkers. 

Portaal: het digitale medewerkersportaal ‘Kom verder’ van HumanTotalCare dat toegankelijk is via de website www.kom-verder.nl.

Privacy Statement: dit Privacy Statement medewerkersportaal ‘Kom verder’. 

3. Persoonsgegevens

Hieronder lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken in het Portaal, waarom we dat doen en hoe lang de gegevens worden bewaard. 

A. Persoonsgegevens van jou als Gebruiker 

HumanTotalCare verwerkt persoonsgegevens van de Gebruiker als hij het Portaal gebruikt.  

A.1.  Welke persoonsgegevens worden in het Portaal verwerkt en waarom? 

Als je gebruik maakt van het Portaal, kan HumanTotalCare de volgende persoonsgegevens van jou verwerken: 

• Identificatiegegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en thuisadres; 
• Door jou gegevens antwoorden op vragen tijdens het welkomstproces; 
• Door jou gegevens antwoorden en jouw rapportage over de vragenlijst Test je zelf; 
• Aanbevelingen voor passende uitdagingen, activiteiten en artikelen die je van ons krijgt in het Portaal; 
• Jouw profielfoto, als je ervoor kiest om deze te uploaden. 

Wij verwerken deze persoonsgegevens zodat:

• jij een Account kunt aanmaken en hiermee kunt inloggen in het Portaal;
• jij gebruik kunt maken van alle functionaliteiten die het Portaal biedt, om zo inzicht te verkrijgen in jouw inzetbaarheid en vitaliteit; 
• wij aanbevelingen kunnen doen over thema’s waar je aan kunt werken en welke uitdagingen, activiteiten en artikelen goed bij jou zouden passen; 
• je jouw Account kunt personaliseren door een foto te uploaden;
• beloningen (zoals waardebonnen) aan jou kunnen toesturen; 
• wij het Portaal kunnen verbeteren en inzicht kunnen krijgen in het gebruik dat jij maakt van het Portaal. 

A.2.  Op basis van welke grondslag mag HumanTotalCare deze persoonsgegevens verwerken? 

Gerechtvaardigd belang

Wij verwerken jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer zodat jij een Account kunt aanmaken en daarmee kunt inloggen in het Portaal. De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk, omdat het anders niet mogelijk is om een Account aan te maken en in te loggen. 

Toestemming

Voor de overige, onder A.1 genoemde doeleinden, verwerken wij jouw persoonsgegevens alleen als je ons daar toestemming voor hebt gegeven. Deze toestemming kun je geven indien je een account aanmaakt. Je kiest zelf of je toestemming wil geven; je bent daartoe niet verplicht. Ook kun je gegeven toestemming op elk gewenst moment intrekken. Je kunt daartoe zelf gegevens uit jouw account verwijderen (zoals jouw profielfoto). Tot slot kun je een e-mail aan ons toesturen via [email protected] waarin je aangeeft je toestemming te willen intrekken of je account te willen vernietigen of opheffen. Nadat je je toestemming hebt ingetrokken, zullen wij jouw persoonsgegevens niet langer verwerken. 

A.3.   Wat wordt bedoeld met het ‘verbeteren van het Portaal’ en het ‘verkrijgen van inzicht’? 

Om het Portaal te kunnen verbeteren en inzicht te verkrijgen in het gebruik van het Portaal, analyseren wij de wijze waarop medewerkers gebruik maken van het Portaal en de gegevens die in het Portaal worden verwerkt. De gegevens die wij analyseren zijn niet tot jou herleidbaar. 

Wij verstrekken nimmer persoonsgegevens van jou aan jouw werkgever. Wel kunnen wij geanonimiseerde rapportages met informatie over het gebruik van het Portaal aan jouw werkgever verstrekken. 

A.4.  Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard? 

Wij bewaren jouw persoonsgegevens totdat jij de gegevens uit jouw account verwijdert of jouw account is beëindigd. Jouw account kan worden verwijderd op jouw eigen verzoek, of bijvoorbeeld omdat jouw werkgever niet langer gebruik maakt van de dienstverlening Kom verder.  

B. Persoonsgegevens van werkgevers met een Klantaccount 

Als je als werkgever een overeenkomst met HumanTotalCare bent aangegaan om het Portaal ter beschikking te stellen aan de medewerkers van jouw organisatie, kan HumanTotalCare persoonsgegevens van jou verwerken. 

B.1.  Welke persoonsgegevens worden in het Portaal verwerkt en waarom? 

Als je als werkgever een overeenkomst met ons sluit, kan HumanTotalCare de volgende persoonsgegevens van jou verwerken: 

• Identificatiegegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer. 

HumanTotalCare verwerkt deze persoonsgegevens zodat wij een Klantaccount voor jou kunnen aanmaken. Dit is nodig voor administratieve doeleinden, onder meer zodat wij het Portaal ter beschikking kunnen stellen aan de medewerkers van jouw organisatie. Daarnaast is de verwerking nodig om jou ondersteuning te kunnen bieden bij vragen over het Portaal. en wij jou geanonimiseerde rapportages kunnen toezenden

B.2.  Waarom mag HumanTotalCare deze persoonsgegevens verwerken? 

Wij verwerken persoonsgegevens genoemd om B.1. omdat dit noodzakelijk is om de overeenkomst die jij als werkgever met ons hebt gesloten, te kunnen uitvoeren. 

B.3.  Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard? 

De persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van het Klantaccount worden bewaard voor de duur van de overeenkomst die je met HumanTotalCare hebt gesloten. Daarna worden ze verwijderd. 

Gegevens die onderdeel uitmaken van onze (financiële) administratie, dienen wij gedurende 7 jaar te bewaren. 

4. Doorgifte en derden 

HumanTotalCare verstrekt actief geen persoonsgegevens aan derde partijen. Mocht dit in de toekomst aan de orde zijn, dan zullen wij jou daarvoor vooraf toestemming voor vragen, tenzij dit op grond van de wet niet nodig is. 

Jouw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan of opgeslagen in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). 

5. Beveiliging

Wij gaan uiterst zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Dit betekent dat jouw gegevens goed zijn beveiligd tegen onder meer diefstal en verlies. Daartoe heeft HumanTotalCare een aantal maatregelen getroffen. Onder meer wordt bij het inloggen in het Portaal gebruik gemaakt van twee-factor authenticatie, worden gegevens versleuteld opgeslagen en zijn mechanismen ingebouwd om cyberaanvallen en virussen te voorkomen. 

Mocht er ondanks de getroffen maatregelen toch een beveiligingsincident plaatsvinden, dan zullen wij maatregelen treffen om de gevolgen voor jouw privacy zoveel mogelijk te beperken. Indien nodig zullen wij het incident melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou. 

6. Rechten 

Op grond van de AVG heb je een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Het gaat hierbij om de volgende rechten: 

• Inzage. Je kunt ons verzoeken om een overzicht toe te sturen van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Jouw accountgegevens, de antwoorden op ingevulde vragenlijsten, adviezen en beloningen kun je op elk gewenst moment inzien in jouw account in het Portaal; 
• Rectificatie. Als de persoonsgegevens die we van jou verwerken onjuist of onvolledig zijn, dan kun je ons verzoeken om deze gegevens aan te vullen of te wijzigen. Jouw accountgegevens kun je zelf aanpassen in het Portaal; 
• Vernietiging. Je kunt ons verzoeken om persoonsgegevens van jou en/of jouw Account in het Portaal te vernietigen. 
• Beperking van de verwerking. Je kunt ons verzoeken om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Wij zullen jouw persoonsgegevens dan tijdelijk niet gebruiken, bijvoorbeeld tot wij hebben vastgesteld dat we jouw persoonsgegevens op jouw verzoek mogen vernietigen. 
• Overdracht. Je hebt recht op overdracht van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. We zullen de persoonsgegevens in een gangbaar formaat en op een veilige wijze aan jou verstrekken. 
• Bezwaar. Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan heb je het recht om hiertegen bezwaar te maken. 

Indien je deze rechten wilt uitoefenen, kun je hierover contact met ons opnemen. De contactgegevens vind je in dit Privacy Statement onder ‘Contactgegevens’. 

Wij streven ernaar om verzoeken uiterlijk binnen één maand na ontvangst daarvan uit te voeren. Het kan zijn dat wij meer tijd nodig hebben om een verzoek te behandelen. In dat geval laten we jou dat zo snel mogelijk weten. Wij laten jou in alle gevallen weten op welke wijze wij uitvoering geven aan jouw verzoek. Kunnen we niet of niet volledig aan jouw verzoek voldoen, dan laten we je weten waarom dat zo is. 

Indien je het niet eens bent met de verwerking van jouw persoonsgegevens en/of de wijze waarop wij een verzoek tot uitvoering van jouw rechten hebben behandeld, kun je hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij willen je echter vragen om dit geval eerst contact op te nemen met ons, zodat we kunnen kijken of je jouw vraag of klacht samen kunnen oplossen. 

7. Contactgegevens 

Als je vragen of opmerkingen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of dit Privacy Statement, kun je contact met ons opnemen. Dit geldt ook als je een verzoek wilt doen tot bijvoorbeeld inzage of vernietiging van jouw persoonsgegevens. Je kunt contact opnemen door een e-mail te sturen naar [email protected]. 

Heb je een vraag, dan kun je tevens de Veelgestelde vragen in het Portaal raadplegen. Mogelijk vind je daar antwoord op jouw vraag. 

De adresgegevens van HumanTotalCare zijn als volgt: 

HumanTotalCare B.V. 

T.a.v. Functionaris voor de gegevensbescherming 

Science Park Eindhoven 5127 

5692 ED Son 

Dit Privacy Statement is voor het laatst gewijzigd op 18 februari 2022.